官方微博| 官方微信
深度报道

您的位置:首页> 新闻动态 深度报道

小手电与大行动

发布时间:2015-05-07

——一封船员邮件的处理录

  肖静 甄颖琳

历时半个多月时间,横跨了旧岁与新春,来自船员的一封邮件带来的建议不仅得到了充分的重视、调查与评估,并且已走在落实的道路上。这一系列高效行动的背后,是公司对基层首创精神的尊重,亦是公司广开言路、畅通渠道的决心。

尊重基层首创精神,重视员工的每一条合理建议,鼓励基层员工为公司发展建言献策,这一向是公司的重要管理理念之一。春节前后,公司上下对一封基层船员关于充电手电筒的建议邮件进行了高效有力的处理,使这一理念得到了完美展现。

一封船员邮件:一石激起千层浪

125日星期六,农历腊月二十五。汽车里,正赶往广州上船慰问船员的公司陈新川副总经理(主持工作)留意到了邮箱中一封特殊的邮件。邮件来自公司二管轮周岳,他在邮件中针对其所使用的充电手电筒的质量问题开诚布公地谈了一些看法与建议。周岳认为,现在物料供应商供船的充电手电筒是塑料壳,不经摔,质量并不是很好。在机舱干活时,兄弟们的手电筒难免磕磕碰碰,因而手电的耐摔程度、亮度、续航时间都是必须要考虑的问题。周岳之前在网上购买过一款金属壳强光手电筒,对比下来他觉得这款网购手电筒质量相当好,价格还更便宜,据此他建议公司可以考虑更改船用手电筒供货渠道,适当考虑电子商务渠道。

宛如一石激起千层浪,这封邮件引起了公司领导的高度重视与相关部门的一系列行动。陈新川当即在车上用手机邮箱回复说:“周岳小兄弟:你好!谢谢你献言献计,你这种将公司当家的船员兄弟是公司的宝贵财富,如果船岸每位员工都像你这样,善思、敬业,在各自岗位上敢于担当,增强安全意识,公司再次雄起就会很快到来,你的建议我将交供应部门研究,如可行一定采纳,如有完善的地方或等待时机也将会反馈你。预祝新年快乐!在外在船注意安全。”与此同时,这封邮件以及陈新川的批示也转到了公司总经理助理兼机务管理部总经理蒋国仁、机务管理部总助周楚勤的邮箱中。

第二天一早,该邮件被机务部领导迅速转发到采购处相关负责人,并提出了具体的要求。他们认为周岳的建议提得很好,网上购物是采购的一个新模式,或许可以借此机会优化公司的船舶物料采购渠道,他们要求采购处对周岳的建议尽快进行调研,重点关注现行船舶物料采购供应模式的优缺点,调查船舶部分物料采用网购供船的可行性和可操作性,并对两者做分析比较,形成一份评估报告,以便为领导决策提供依据,也对周岳的建议有所反馈,更可以此为契机,反思公司现行采购供应管理模式,开动脑筋、查找不足、优化流程、细化操作,不断提升公司的采购管理能效。

127日,在公司调度会上,陈新川向与会人员通报了周岳的建议,他高度赞扬了周岳以船为家、善于思考、敬业担当的精神,也再次要求机务管理部对这一建议进行评估调研,并拿出有说服力的调研结果反馈给船员兄弟。调度会后,总经理办公室随即向机务管理部下达了公司2014年第一号任务督办通知,要求机务管理部在212日前就周岳提出的建议递交相关评估报告。

一项“假期作业”:一枝一叶总关情

对于周岳的邮件中提到的供应渠道与物料质量问题,采购处人员集思广益,制定了一套详细的调研计划,希望通过全面的调查、了解与比对,尽快形成科学合理的结论。一枝一叶总关情,他们说,船员的“小事”就是我们的“大事”,船员提出的每一个合理的诉求,每一条合理的建议,我们都必须认真评估,真诚服务;只要是有利于船舶安全管理、有益于节约船舶采购成本的建议,就会坚决采纳并落实操作。

时间已临近农历春节,公司却并没有因为节日的到来而放缓调查评估的脚步。128日,采购处副经理肖昌云向每位采购主管布置了一项特殊的“假期作业”——要求各位主管在欢度新春佳节的同时,思考清楚一个问题:公司现行的通过综合供应商采购物料供船的模式,与网购物料供船以及通过厂家直接采购供船这两种模式相比,各自的可行性、可操作性以及采购成本因素等方面的优缺点各在哪里?各位主管被要求以书面形式,将他们的思考与结论在节后上班第一天提交给采购处经理,以便及时形成评估报告。

为了不耽搁这份重要的“作业”,各位采购主管可谓做足了“功课”。问题的处理分析首先从收集材料开始,128日,采购处向国内各地合约供应商发出调查函,要求他们提供各自供船的充电手电筒的品牌、生产厂家、产品性能介绍、价格等资料,并特地要求他们将各自提供的手电筒外观拍照发送过来,也请他们推荐防水防摔耐高温的、性价比高、适合船用的充电手电筒品牌及型号。采购主管们希望通过这一调研活动,了解各供应商供船手电筒的整体情况,掌握供应上船的主流品牌,为公司船队今后供应手电筒提供科学合理的市场参考意见。

调查函发出后,采购处指定了专人负责跟踪收集,确保供应商们在春节假期前反馈到位。紧锣密鼓的跟进下,十几家供应商的反馈意见在130日之前陆续发了回来;与此同时,主管们还通过互联网,全面了解市面上主流品牌的充电手电筒的价位、性能等情况,收集整理并互相分享。在这批资料的基础上,各采购主管对周岳的建议进行了深入的思考与评估。这个思索分析的过程贯穿了他们的整个春节长假,有一位主管甚至在大年初五的爆竹声中,发回了一封关于网购模式利弊分析的长邮件,交上了他自己的“假期作业”。

一份评估报告:深思熟虑促发展

27日是节后上班的第一天,在许多人还沉浸于节日的喜庆气氛之时,机务管理部的采购主管们到岗的第一件事,就是交上他们的“作业”——关于船用物资供应模式与供应质量的思考建议。他们深思熟虑下做出的功课,为公司撰写调查评估报告以及改进船队充电手电筒的供应质量提供了重要参考依据。

210日,综合采购处内部形成了调查评估报告的初稿;第二天,处室负责人召集采购处全体人员开碰头会,对报告初稿进行讨论,发表了各自的意见和看法。最终,以多数人认可的意见及方案为基准,一份凝结了大家多日思考结晶的评估报告出炉了——

评估报告系统考量了网上采购模式、厂家直接采购模式、传统船舶采购模式这三种物料供船模式的操作流程、特性及优缺点,最后建议船舶物料采购供应依然以目前采用的传统采购模式为主,以通过厂家直接采购供船的模式为辅,而网购供船模式目前暂不可行。

评估报告认为,网购是都市日常生活中最常用、最便捷的购物模式之一,但网络卖家不是公司的合约供应商,难以在购买后提供技术支持和售后服务;更重要的是,基于船用物资的特殊性,物资送船流程有着严格的限制条件——比如外籍船舶在国内根本无法将物资送船,有些港口连船员自己到岸购买伙食都被限制,必须通过当地相关的供应商供应才能送船,因此,网购的物资是否能够在短暂的靠港时间内顺利送达每一条船舶,这需要打上一个大大的问号;再者,倘若把代理费、报关费、运输费等等送船费用算入成本,那么网购的价格优势基本会消失殆尽。

厂家直接采购模式因较优惠的价格、较可靠的质量,是公司所一直采用的供应模式之一。但由于生产厂家通畅没有进港送船的资质,因而这种供货模式也需要委托第三方协助送船,因此仅适用于船用大缆等高价值大件物品,这样送船费用相对于物资价值的占比才几乎可以忽略不计。

通过这样的对比,传统的供应商采购模式的优点就凸显了出来,它符合集团集中采购的流程,供应商能按照我们的指令要求,提供集采购、报验、送船、置换、技术支持和售后服务为一体的全套合作业务,确保船舶所需物资按程序和要求及时送上船。对于这一模式中价格偏高与质量隐患等问题,公司主管部门将继续强化监督,并通过相关规章制度加以制约。

除了船舶物料供应模式的问题,评估报告还就供船手电筒的质量问题提出了处理意见和措施。从周岳的建议出发,相关人员开始思考,如何改进供船手电筒质量不过硬的问题?由于生产手电筒的厂家众多,每家供应商的采购渠道也千差万别,因而在此之前,供应商供船的手电筒品牌多样,价格参差不齐,从几十块到上百块,不一而足。但从供应商的反馈信息和采购主管的调查资料显示,“神火”牌、“海洋王”牌这几种性能优越、性价比高的充电手电筒广受业界好评。此外,机务管理部还专门向曾经供应过“神火”牌的船舶发出了调查函,船舶反馈说,对比“神火”牌手电筒和其它供应到船的充电手电筒,“神火”牌显然耐用很多,它照明强、使用期长,且充电器质量也很好。

据此,评估报告提出,在后续的船舶物资供应中,他们将要求供应商必须提供“神火”牌或与“神火”牌同等质量、同等价位的金属壳手电筒供船,机务管理部还强调,以此次船员提出的建议为契机,公司将不断优化供应链条,完善船舶的物资供应,提升采购管理水平。

周岳在邮件中思考说:“咱们公司这么多船,这么多人,就算一个人一个合同期用一把手电筒坏了扔掉,我个人感觉,这可能也会是一笔不小的开支。”——这一封看似简单的邮件背后,是一名基层船员心中沉甸甸的思考与担当,更是对公司高度的责任感。他立足本职、踏实工作,也不断观察,不断思考,既看到了眼前的活儿,也看到了更长远的公司利益,并且通过合理的表达渠道,发出了自己的见解与声音。日常工作中,我们经常讲“善思、勤奋、敬业、担当”四种精神,实际上,四种精神并不遥远,正体现在每一个岗位、每一个细节中。

陈新川副总经理(主持工作)回应说:“诸如此类的船员建议正是公司最需要的。只有船岸员工以公司为家,善于思考,切实发挥主人翁的作用,我们的工作才能完善、才能进步。”历时半个多月时间,横跨了旧岁与新春,一封邮件带来的建议不仅得到了充分的重视、调查与评估,并且已走在落实的道路上。这一系列高效行动的背后,是公司对基层首创精神的尊重,亦是公司广开言路、畅通渠道的决心。接地气才有士气,有士气才有发展的底气,近年来,公司坚持走基层、转作风,对于员工的每一条合理建议,公司领导都会俯身倾听,相关部门都会认真评估,并按照评估结果严格落实。

一封寻常的邮件,一个小小的手电筒,带来了一连串的行动,甚至改善了整个船队的物资供应质量。下一个提出合理化建议的,或许就是你我;下一个推动公司朝着更好的方向发展的,或许就是你我。

更多